姓名: Jamie Rubin
居住地: 維吉尼亞州
網站: www.jamietoddrubin.com
Twitter: @jamietr
前往無紙化生活論壇
無紙化生活大使向你問好
我想一定很多人覺得如果作家邁向無紙化的生活很奇怪。因為作家寫的書將會列印成冊，那麼為什麼要走向無紙化呢?其實，有三大原因促使我選擇無紙化的生活，其中兩個原因是很實際的，但有一個對我個人而言也是項挑戰。
1. 消除雜亂的環境，騰出更多空間。我家庭工作室裡的書架上已堆滿了書，完全沒有擺放新書的空間了。現在我所有的新書幾乎都是電子書型式，而且數位化的檔案本本佔不了多少空間。這樣一來，我的生活變得更加快樂，因為科技能幫助我儲存檔案，而Evernote更讓此變得更容易。
2. 隨時隨地存取檔案。現在我們使用iPhone與iPad，這也讓我們能更即時的存取資料。我已經運用這方法閱讀我的電子書，那麼其他檔案當然也行囉!我喜歡能隨處存取我手上正在進行的案子的相關記事。事實也證明當你在會議上能即時調出屋主協會的預算是非常方便的。Evernote的儲存、標籤、可搜尋(甚至能搜尋我的掃描檔案)功能讓隨處存取資料變的更加容易。
3. 證明了無紙化的工作環境並不是無法實現的夢想。多年來我常常聽到我們要邁向無紙化的工作環境，但是到了緊要關頭，人們往往會猶豫。所以我決定要讓自己試試無紙化的工作環境是不適合我。當然一開始起步需要花很多時間，但是我必須要說近一年下來的無紙化生活的確幫我省下不少在紙堆中找資料的時間，而它所帶來的便利性遠勝於剛開始所投入的時間。
我知道，即使我以邁入無紙化的生活，但是世界上大多數的人們依然在使用紙張，紙張仍然充斥我的生活。所以我養成了一個習慣：盡可能的盡快擺脫紙張。作家們非常依賴信件，因此我每天總是一回到家就查看信箱，馬上處理這些紙張。如果當天我收到其他紙本的收據帳單，我就會將它放進書桌上的紙本檔案夾，屆時與信件一同處理。整個過程如下:
1. 下班後查看信箱
2. 把信箱中的垃圾丟掉
3. 若還有其他信件會視重要性看是否需掃描
4. 掃描至Evernote
5. 需要保留原稿嗎?如果不需要就碎掉，需要就留下
6. 檢查我的紙本檔案夾
7. 重複步驟4及5
這樣的流程已成為我每日的例行性工作，做這些事情不用花到10分鐘，有時候甚至連5分鐘都不用。但是有幾項重要事情要提醒大家:
- 步驟3當中，決定是否需要掃描是過程中最重要的決定。我只會將未來需要用到且也不會有電子檔的資料掃描。所以我可能會掃描財產稅單，但不會掃描加油的帳單，因為加油公司會將帳單直接e-mail給我。
- 步驟4當中，我使用MAC的可攜式Canon P-150掃描器將文件掃描至Evernote。按一下底下的按鈕就能直接掃描至Evernote，一次可掃描雙面，每分鐘可掃15頁。它體積小，只佔我書桌的小小空間，非常棒。
- 步驟5是給我自己的提醒可能有些東西要保留，例如我女兒的社會安全卡
運用Evernote邁入無紙化生活的秘訣
1. 養成習慣，建立每日例行工作，不用擔心回去找舊資料。將每天所拿到的紙本資料轉成電子檔，一旦習慣養成你更可以回去將過去的舊資料全部掃描存檔。
2. 找出你的組織架構。在開始前先想好要如何管理你的資料，但是盡量將分類簡單化。請記得，Evernote有非常強大的搜尋功能，包含能在PDF文件中搜尋。和標籤功能相較之下，我更依賴搜尋功能，因為搜尋比建立標籤速度更快。
3. 離線存取記事。如果你使用iPhone 或 iPad，你可以在沒有網路的情況下使用離線記事功能，存取你所想存取的記事。我有一本內含許多資料的「無紙化檔案櫃」記事本，讓我即使在沒有網路時也能存取我的記事。但是剛開始的同步可能會需要花點時間，這要看你的記事本size有多大。[瞭解更多關於離線記事本的功能]
*這是專業版的功能。
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將Evernote視為記憶代理，或用來回答「事情是如何發生的?」這類問題
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